Luce e spazio in più: Planradar definisce gli uffici del post pandemia 

La diffusione del lavoro in remoto, la necessità di mantenere il distanziamento sociale negli spazi comuni e il climate change hanno avuto ripercussioni nella progettazione degli uffici di oggi e del futuro, in uno scenario dove i  lavoratori sono sempre più alla ricerca di posti di lavoro sostenibili, con ampi spazi flessibili e un arredamento dal design biofilico, oltre che con finestre a tutta altezza per sfruttare il più possibile la luce naturale.

Questo il macro quadro dell’evoluzione dell’office tracciato  da PlanRadar, una delle principali piattaforme digitali per la gestione dei cantieri immobiliari in Europa, che ha presentato “The office of the future“, rapporto dedicato ai principali trend del comparto direzionale a livello mondiale, a cui hanno preso parte esperti del settore architettura, design e gestione degli uffici che lavorano in 12 diversi paesi.

La ricerca mette in luce le principali tendenze del settore oggi e le previsioni per il prossimo decennio, partendo dall’analisi dell’impatto provocato dalla pandemia – in primis l’affermazione del lavoro da remoto/ibrido e le conseguenti nuove modalità di fruizione e progettazione degli uffici – fino ad esplorare le tendenze dei luoghi di lavoro nei diversi Paesi, le tecnologie emergenti in materia di design degli uffici e gli approcci specifici dei professionisti a livello locale.

I principali risultati della ricerca mettono in luce aspetti molto diversi da paese a paese:

• 18,2m² superficie media per ufficio assegnata ai dipendenti statunitensi;
• 2m² spazio minimo ammesso per ufficio per dipendente in Polonia e in Italia;
• la Spagna è l’unico paese a prevedere una diminuzione del lavoro a distanza/ibrido;
• gli inglesi amano gli spazi di coworking: il Regno Unito ne ospita ben 6.075;
• il 92% dei Paesi prevede che gli spazi flessibili saranno una caratteristica comune degli uffici;
• il 58% del campione prevede un aumento del design degli uffici incentrato sulla collaborazione, mentre il 50% ritiene che il design biofilico rimarrà in auge.

È quindi evidente, secondo la società, che se negli ultimi anni la globalizzazione e il cambiamento delle abitudini lavorative hanno portato molti a ritenere che gli uffici e il tipo di lavoro che vi si svolge sarebbero diventati sempre più uniformi, le differenze culturali sono rimaste e, come dimostra la ricerca PlanRadar, le aspettative delle persone sul futuro degli uffici sono talvolta anche molto diverse tra loro.

Negli States. da sempre più spazio in ufficio

Guardando alla disponibilità di spazio a disposizione dei lavoratori, uno dei risultati più evidenti della ricerca è che gli Stati Uniti offrono a ciascun dipendente una metratura degli uffici di gran lunga superiore a quella di qualsiasi altro paese, anche pre-pandemia (con una dimensione media per dipendente di 13,9m², tornati a 18,2m² in epoca post Covid), pur senza l’esistenza di uno standard minimo legale a livello nazionale.

In Europa è vero il contrario: nella parte settentrionale e occidentale del paese, ai lavoratori è garantita una metratura minima imposta per legge (in Germania e Austria è di 8m², che salgono a 10m² in Francia).

Regno Unito, Slovacchia e Spagna hanno un approccio diverso: lo spazio garantito è inferiore (12m³ in Slovacchia, 11m³ nel Regno Unito e 10m³ in Spagna), ma questo aspetto è compensato dall’altezza minima dei soffitti. Fanalino di coda l’Europa meridionale e orientale, con 5m² della Repubblica Ceca agli appena 2m² di Polonia e Italia. Detto questo, a prescindere dai requisiti minimi locali, i lavoratori dei paesi dell’Ue sono tutelati dalle direttive europee in materia di sicurezza e salute sul lavoro, che prevedono che gli uffici offrano ai lavoratori uno spazio sufficiente a non limitare la loro libertà di movimento e che gli consenta di svolgere il proprio lavoro in sicurezza.

In pratica, quindi, lo spazio medio di un ufficio per persona potrebbe essere superiore ai 2 o 3m² richiesti, ma i requisiti minimi rivelano comunque alcuni elementi concreti sull’atteggiamento adottato in passato rispetto agli ambienti di lavoro.

Uffici più grandi o più piccoli nel post pandemia

PlanRadar si interroga quindi se gli uffici stiano diventando più grandi o più piccoli e se sia vero che la pandemia ha creato una maggiore esigenza di mantenere il distanziamento sociale sul posto di lavoro.

Il report afferma che purtroppo non si può ancora dire di essere in presenza di un trend consolidato: gli Stati Uniti sono l’unico paese ad aver aumentato lo spazio destinato ai dipendenti (da 13,9m² pre-pandemia agli attuali 18,2m²), mentre nella maggior parte delle altre nazioni (Regno Unito, Spagna, Slovacchia) non sembrano esserci stati cambiamenti permanenti.

In alcune la diminuzione dello spazio di lavoro per dipendente potrebbe anche essere dovuta a ragioni diverse: i dipendenti tedeschi, ad esempio, potrebbero avere meno spazio sul posto di lavoro a causa dell’aumento dell’occupazione (quasi 200.000 persone in più entro la fine del decennio rispetto al 2019); in Francia, invece, la crescita delle strategie di flessibilità degli uffici comporta un minore spazio a disposizione per i dipendenti rispetto al passato (anche se i francesi hanno ancora la superficie minima legale più alta).

Il 23% delle persone lavorano attualmente da remoto

Secondo l’analisi PlanRadar, la diffusione del lavoro a distanza o ibrido è senza dubbio uno dei maggiori cambiamenti che la pandemia ha apportato alla vita lavorativa delle persone.

Nonostante i dati sulla percentuale di lavoratori da remoto a livello globale non siano ancora disponibili, si stima che, per i sei paesi per cui sono presenti dati comparabili, circa il 23% di tutti i dipendenti attualmente lavora da remoto per tutto o per una parte del tempo. Per quanto riguarda il personale che lavora in ufficio, la percentuale è molto più alta.

Negli Stati Uniti, ad esempio, il 58% dei lavoratori dichiara di poter lavorare da casa almeno un giorno alla settimana. Di questo campione, l’87% sfrutta questa opportunità almeno qualche volta, pertanto più del 50% della forza lavoro adotta un approccio flessibile al lavoro.

Esistono tuttavia differenze significative. In alcuni paesi (Germania, Francia e Austria) oltre il 20% dei dipendenti lavora a distanza per tutto o parte del tempo.

Il Regno Unito e la Spagna si collocano a metà strada, con circa il 14% dei dipendenti britannici e il 13,1% di quelli spagnoli che lavorano sempre da casa. Il 24% dei britannici lavora in modalità “ibrida”, un paio di giorni a settimana a casa e il resto in ufficio, quindi il 38% della forza lavoro lavora a distanza per tutto o parte del tempo.

Nei paesi dell’Europa centrale e orientale la tendenza al lavoro a distanza è meno diffusa. Circa l’8,3% dei dipendenti ungheresi lavora da casa per tutto o parte del tempo e solo il 7% dei dipendenti polacchi lavora esclusivamente da casa.

In Spagna si riduce il lavoro da remoto

Uno dei risultati più sorprendenti dell’indagine è che solo un paese, la Spagna, prevede una riduzione del lavoro da remoto in futuro. Tutti gli altri Paesi prevedono un aumento del lavoro completamente remoto e ibrido. In Italia, ad esempio, si è passati dal 3,6% di smart worker nel 2019 al 12,2% nel 2020 (+8,6%), per poi diminuire all’8,3% a fine 2021 (+4,7% di incremento in due anni).

La differenza nei trend è dovuta principalmente ad alcuni fattori: è infatti evidente che la predominanza del settore terziario rispetto agli altri, l’estensione di un paese (e quindi la distanza potenzialmente crescente dal luogo di lavoro) e il grado di sviluppo tecnologico (es. diffusione della banda larga) favoriscono lo svolgimento del lavoro a distanza.

L’era del coworking

Nell’ultimo decennio, l’emergere di spazi dedicati al coworking ha rivoluzionato il settore degli uffici, offrendo maggiori opportunità di riduzione dei costi per le imprese, flessibilità nell’accesso agli spazi di lavoro e incremento della collaborazione tra lavoratori.

Sebbene tutti i paesi dello studio abbiano introdotto spazi di coworking in una forma o nell’altra, la loro ubicazione, popolarità e natura variano notevolmente.

Nel Regno Unito questo approccio agli uffici piace particolarmente: il paese dispone infatti di circa 6.075 spazi di coworking e flessibili, con 103,5 milioni di piedi quadrati dedicati nel 2020.

Negli Stati Uniti il numero è leggermente superiore, con 6.200 spazi di coworking nel 2022. Tuttavia, la popolazione statunitense è quasi cinque volte maggiore di quella del Regno Unito. In generale, nell’Europa occidentale piacciono gli spazi di coworking: la Germania ne contava 1.200 nel 2020, mentre nel 2021 la Francia ne aveva 2.787 e la Spagna 1.483.

L’Italia, sorprendentemente, è in controtendenza: nel 2021 contava solo 779 spazi di coworking, anche se questo numero è in aumento.

In Europa orientale il numero dei coworking è notevolmente inferiore, anche se in rapida crescita: in Polonia, ad esempio, il numero di spazi di coworking è aumentato di quasi sei volte in soli sei anni. Tra i paesi in cui il fenomeno è meno popolare c’è l’Ungheria, che nel 2020 ha registrato un calo di questo tipo di uffici, mentre gli Emirati Arabi Uniti ospitano appena 1,74 spazi di coworking ogni 100.000 persone (su una popolazione di circa 10 milioni).

Cambia la progettazione dello spazio ufficio

La ricerca condotta da PlanRadar ha analizzato come i cambiamenti globali hanno, e avranno sempre di più, ripercussioni nella progettazione degli uffici, con l’obiettivo di fornire ai progettisti dei dati con cui comprendere le necessità degli utenti per gli uffici del futuro. Tra questi mutamenti ci sono la diffusione del lavoro in remoto, la necessità di mantenere il distanziamento sociale negli spazi comuni e, non ultimo, il sempre più incalzante climate change, tutti fattori che ci hanno consentito di individuare alcune prerogative in ambito progettuale, tra cui:

Maggiore collaborazione: sette dei 12 paesi (Italia, Stati Uniti, Regno Unito, Germania, Francia, Slovacchia e Ungheria) segnalano la necessità di uno spazio per la collaborazione in ufficio. Le persone avranno bisogno di più spazio per le riunioni in presenza, la creatività e lo sviluppo delle idee. Ciò significa che è necessario riservare più spazio per questi meeting.

Sostenibilità: vista la loro natura energivora, le persone richiederanno sempre di più alle aziende di rendere gli uffici ecocompatibili, rendendola una caratteristica fondamentale degli edifici direzionali in futuro.

Spazi flessibili: in tutti i Paesi, soprattutto a seguito della pandemia, gli esperti prevedono un aumento della richiesta di spazi flessibili per gli uffici, dove poter spostare rapidamente scrivanie, pareti divisorie, attrezzature e arredi per soddisfare ogni esigenza.

Design biofilico: l’obiettivo del design biofilico, tendenza nata con la pandemia, è l’uso estensivo di piante e altri elementi naturali in tutto l’ufficio (interno ed esterno) al fine di migliorare la produttività e l’esperienza. Gli esperti di metà dei Paesi intervistati (Regno Unito, Germania, Francia, Repubblica Ceca, Slovacchia ed Emirati Arabi Uniti) affermano che in futuro questo sarà un aspetto prioritario per gli uffici.

Luce naturale e artificiale: l’esposizione alla luce naturale offre diversi vantaggi ai dipendenti, dall’aumento della produttività alla riduzione dello stress, fino al miglioramento del sonno. Gli esperti di metà dei Paesi presi in esame (Regno Unito, Francia, Spagna, Repubblica Ceca, Slovacchia, Emirati Arabi Uniti) affermano che in futuro sarà sempre più frequente sfruttare la luce naturale.

Certificazione Well: molti designer di uffici riconoscono ormai che il luogo di lavoro può contribuire al benessere generale delle persone. Dalla qualità dell’aria e dell’acqua, alle aree per l’esercizio fisico, ai luoghi per il relax, cinque dei 12 Paesi del campione stanno introducendo alcuni standard per il benessere (Stati Uniti, Regno Unito, Austria, Francia, Polonia).

Queste considerazioni evidenziano non solo tendenze comuni, ma sottolineano anche le priorità a livello locale, talvolta uniche, tra cui:

• solo gli Stati Uniti prendono in considerazione spazi progettati appositamente per i dipendenti;
• il Regno Unito è l’unico paese a ritenere che in futuro gli uffici avranno meno mense/caffetterie;
• gli uffici del Regno Unito sembrano avere anche una mentalità commerciale e sono infatti gli unici a introdurre sviluppi “resimercial”, che combinano cioè unità residenziali e commerciali. Sono inoltre l’unico Paese in cui l’affitto di spazi per uffici su richiesta è considerato una tendenza, sicuramente legata al gusto del Paese per il lavoro flessibile;
• in controtendenza rispetto ai recenti trend globali, la Repubblica Ceca e la Slovacchia condividono l’interesse per gli uffici con più pareti divisorie (o soluzioni analoghe), mentre la maggior parte degli altri Paesi sembra credere nel fatto che gli open space continueranno ad esistere (gli Emirati Arabi Uniti e la Spagna, ad esempio, hanno in programma di ridurre il numero di postazioni sul posto di lavoro);
• infine, i lavoratori polacchi e francesi possono contare su luoghi di lavoro più confortevoli, grazie a maggiori investimenti in mobili e ambienti ergonomici.

In conclusione, la ricerca rivela anche una crescente attenzione alla salute, intesa sia come benessere dei dipendenti che come salubrità dell’ambiente.

Se da una parte l’aumento della luce naturale, il design biofilico e la certificazione Well favoriranno la salute fisica e mentale dei dipendenti, dall’altra la sostenibilità e il maggiore interesse per le piante e la qualità dell’acqua contribuiranno all’impegno ambientale generale.

Fabio Arancio, regional manager per l’Italia di PlanRadar, ha commentato: “Se nel 2019 il mondo stava adottando gradualmente una modalità di lavoro ibrida o completamente in remoto, la pandemia ha agito da catalizzatore, modificando l’atteggiamento nei confronti del luogo di lavoro fisico sia dei datori di lavoro che dei dipendenti. Gli uffici hanno infatti cambiato scopo: non più il luogo da frequentare su base quotidiana, ma il posto in cui recarsi per condividere e sviluppare idee in un contesto collaborativo. Stiamo assistendo dunque allo sviluppo di un panorama professionale più flessibile e produttivo”.

Arancio ha poi aggiunto: “Nonostante i cambiamenti in atto, le opportunità per i progettisti di uffici sono molteplici, come dimostra ad esempio l’incremento degli spazi di co-working in aree rurali e suburbane. Allo stesso modo, gli spazi esistenti possono fare particolarmente leva su interventi di retrofitting, adattandosi alla nuova normalità. Insomma, il mercato è cambiato, ma il contesto è sicuramente stimolante”.