In gergo si chiama “three-way match”: è il processo ordine, bolla, verifica merce consegnata, controllo fattura, pagamento. Sono passaggi che i consumatori ignorano, che avvengono nei magazzini e negli uffici amministrativi e che per le aziende della gdo hanno costi enormi. Si tratta della cosiddetta “riconciliazione”, il passaggio in cui tutti i documenti connessi alla merce – ordine, documento di trasporto, fattura – vengono verificati manualmente con un gigantesco, alienante e costosissimo consumo di tempo.
Nel 20% dei casi, in media, questo processo è ancora totalmente analogico, manuale. Quando il camion arriva al punto vendita carico di merce, l’autista procede allo scarico e il personale incaricato verifica la corrispondenza tra quanto consegnato e quanto indicato nel documento di trasporto, annotando a penna eventuali incongruenze o difetti riscontrati. Successivamente, il documento viene inserito a mano nel sistema e viene inviato al centro amministrativo, che dovrà segnalare la non conformità, controllare la fattura emessa dal fornitore e verificare che corrisponda esattamente a quanto caricato in magazzino, correzioni comprese.
Azioni semplici, quando si tratta di pochi prodotti. Ma che diventano complicatissime se si devono gestire centinaia di negozi, migliaia di fornitori e decine di migliaia di prodotti diversi come capita ogni giorno nel settore della grande distribuzione organizzata. Ci sono interi uffici con gruppi di persone che devono scrivere i dati a penna e poi copiarli in file Excel e gestionali prima di concludere l’iter. Si stima che questi processi manuali possano portare ritardi fino ad un mese e mezzo nella fatturazione, con carichi di lavoro e rischi di errori elevati.
La risposta del Gruppo Aton a un settore che richiede innovazione
Per rispondere a queste esigenze il Gruppo Aton, leader in Italia nei servizi e soluzioni per l’innovazione e trasformazione digitale delle imprese con headquarter nel Trevigiano, ha lanciato la piattaforma applicativa “.one Retail” in collaborazione con Teksmar, azienda umbra specializzata nella digitalizzazione delle catene retail, entrata a far parte del Gruppo a inizio anno. La piattaforma software copre l’intera filiera della distribuzione alimentare e di diverse categorie merceologiche come beauty & house holding, abbigliamento, casalinghi, brico, articoli sportivi e altri.
“Abbiamo sviluppato una soluzione che utilizza l’intelligenza artificiale per allineare la filiera della conciliazione amministrativa in pochi attimi” – spiega il ceo di Aton, Giorgio De Nardi -. Con l’apposita app è possibile fotografare il documento cartaceo e inserirlo a sistema in pochi secondi. Si avvia così l’iter di fatturazione senza intralci e senza errori, evitando discrepanze tra la bolla di spedizione, il reale contenuto scaricato e le varie fatture pro forma e finali che fornitore e acquirente si scambieranno. È la prima volta che l’intelligenza artificiale viene applicata in questi ambiti con questo livello di precisione e innovazione. Il primo esempio concreto che dà il via a un processo di accelerazione e digitalizzazione dei processi organizzativi senza precedenti”.
“Il nostro principale obiettivo è quello di aiutare la gdo a semplificare, rendere più efficienti i processi operativi e ridurre i costi di gestione – dichiara Firmano Proietti Righi, ceo di Teksmar -. La soluzione .one Retail, potenziata dall’intelligenza artificiale, consente di eliminare la registrazione manuale del contenuto del documento di consegna, rilevare e segnalare automaticamente al fornitore le eventuali differenze tra la merce caricata e quanto indicato nel documento. In questo modo, si riducono in modo sostanziale le attività, i tempi e i costi relativi alla gestione amministrativa delle contestazioni sulle fatture”.
L’annuncio della nuova soluzione alla comunità dei professionisti del retail è fissata per il prossimo 22 maggio. La rivoluzione dell’intelligenza artificiale nei processi di riconciliazione sarà infatti presentata ufficialmente in un webinar che illustrerà le funzioni di .one Retail, la piattaforma applicativa cloud per la gestione dei punti vendita diretti e affiliati. Una soluzione completa e scalabile, accessibile via web da qualsiasi dispositivo, che non dipende da server locali, aggiornamenti manuali o strumenti disomogenei, disponibile anche nella versione app per l’utilizzo in mobilità, online e offline.
L’intelligenza artificiale è al centro del progetto e sono già adottabili le prime funzioni per la riconciliazione delle fatture, l’inserimento ordini di acquisto o vendita, l’ingresso merci e il supporto agli utenti grazie a innovativi metodi di acquisizione e gestione delle informazioni ricevute da immagini, file audio e messaggi testuali ricevuti da canali non strutturati come WhatsApp, e-mail, Excel o da documenti cartacei, senza vincoli di forma. A supporto di questo sviluppo, Aton ha avviato da tempo il programma di R&D sull’AI (intelligenza artificiale) con un team dedicato che lavora in stretta sinergia con Teksmar. Aton e Teksmar mettono a fattor comune esperienze sul mercato e know how tecnologico con l’obiettivo di assumere un ruolo guida nel mercato, in primis in Italia e poi all’estero.
